¿Cuáles son las herramientas que fortalecen las relaciones públicas de tu empresa?

¿Qué son las relaciones públicas?

Dependiendo de la fuente de la cual obtengas tu conocimiento, las definiciones de las relaciones públicas pueden variar ligeramente, ya que se han desarrollado miles de ellas.

¿Qué afectan las herramientas de relaciones públicas?

Las herramientas de relaciones públicas son, en otras palabras, todas las técnicas e instrumentos utilizados por los especialistas en el área de relaciones públicas (RRPP).

La diversidad de soluciones es la respuesta a las diferentes necesidades y expectativas. Estas surgen de los modelos de negocio y comunicación elegidos por la empresa, así como de las condiciones de la sociedad en la que opera la misma.

El primero es el modelo de comunicación de doble vía, donde se establece una interacción bidireccional entre la empresa y sus públicos. Esto implica la utilización de herramientas como las redes sociales, el correo electrónico y las encuestas para recibir y responder a los comentarios y opiniones de los consumidores.

El segundo modelo es el de comunicación de una sola vía, donde la empresa transmite su mensaje de manera unilateral a través de medios tradicionales, como la radio, la televisión y los periódicos.

Ambos modelos tienen sus propias ventajas y desventajas, y su elección depende de los objetivos y las necesidades específicas de cada empresa.

Entre los elementos que afectan esta decisión se encuentran:

• El área de trabajo, en la cual se llevan a cabo sus actividades (como marketing, gestión, comunicación);
• La audiencia objetivo, que constituye el público objetivo de las actividades realizadas.

Los tipos de herramientas de RRPP

Para que tus actividades de relaciones públicas sean efectivas, primero debes categorizarlas adecuadamente. Las acciones que emprendas pueden estar dirigidas tanto a procesos de comunicación internos como externos.

• Internas, están dirigidas a los empleados. Una empresa está representada por las personas, el compromiso, los procesos y la comunicación dentro de ella. La habilidad de elegir adecuadamente y utilizar de manera efectiva las herramientas internas de relaciones públicas puede mejorar en gran medida su funcionamiento, al mismo tiempo que ayuda a alcanzar los objetivos comerciales establecidos.
• Externas, se centran en el entorno de la empresa, como proveedores, clientes, inversores, medios de comunicación, comunidad local, instituciones empresariales y administración gubernamental y no gubernamental. El principal objetivo de las herramientas de relaciones públicas externas es crear y mantener una reputación adecuada para la empresa.

Las principales herramientas de RRPP internas

Sus herramientas se centran menos en acciones promocionales y dan paso a la comunicación mutua y la construcción de relaciones.

Una comunicación inadecuada o no óptima puede ser la causa de numerosos malentendidos tanto entre la empresa y los empleados como entre los compañeros de trabajo. Siguiendo el principio de «es mejor prevenir que curar», es necesario asegurar un flujo eficiente de los procesos de comunicación. En otras palabras, el objetivo es que la necesidad de tomar medidas para «apagar incendios» aparezca lo menos posible.

La comunicación entre los empleados es fundamental para el correcto funcionamiento de una empresa. Transmitir constantemente información sobre la situación actual de la empresa, supervisar las acciones de los empleados y motivarlos para que trabajen de manera más eficiente son solo algunas de las muchas ventajas de una comunicación eficiente.

Entre los instrumentos más populares de relaciones públicas internas se pueden incluir:

Correos electrónicos internos

Permiten un contacto directo con los empleados. Las características de esta solución que más influyen en su popularidad y amplio uso son la posibilidad de personalizar el mensaje y la rapidez en llegar al receptor.

Reuniones informativas

Proporcionar a los empleados un contacto directo «cara a cara» no solo es una forma altamente efectiva de comunicación, sino también una buena oportunidad para construir relaciones. Este tipo de reuniones pueden programarse de forma permanente en el horario de funcionamiento de la empresa o llevarse a cabo de forma irregular en respuesta a las necesidades que surjan. Estas reuniones no solo cumplen una función informativa, sino que también permiten conocer una opinión más amplia con respecto a las acciones emprendidas por la empresa o brindan la oportunidad de discutir problemas.

Eventos corporativos

Una herramienta extremadamente importante para dar forma a la imagen de una empresa. La organización de eventos dirigidos a los empleados tiene un impacto en la mejora de la comunicación directa dentro de la empresa, no solo en la relación empresa-empleado, sino también entre los propios empleados.

Las grandes empresas pueden obtener beneficios particulares al utilizar esta herramienta, en las cuales los empleados de diferentes departamentos no tienen la oportunidad de comunicarse entre sí a diario. Los eventos organizados, dependiendo de su especificidad exacta, pueden desempeñar funciones informativas, comunicativas o integradoras.

Branding del empleador

Se refiere a una serie de acciones llevadas a cabo para construir la imagen de una empresa como un lugar de trabajo amigable. ¿Qué se incluye exactamente en el concepto de employer branding?

En términos generales, se refiere a un conjunto de factores que hacen que el empleado se sienta bien en el trabajo. Esto incluye la oportunidad de crecimiento, un ambiente adecuado, respeto mutuo y un equilibrio entre la carrera y la vida personal.

Las principales herramientas de RRPP externas

Los objetivos establecidos determinan la selección de las herramientas adecuadas. Dependiendo de si el objetivo prioritario es cambiar o fortalecer la imagen, aumentar el interés entre los receptores o gestionar la información de manera más efectiva, la gama de herramientas dedicadas será diferente.

La gama de herramientas ofrecidas dentro del ámbito de las relaciones públicas externas es amplia y continua creciendo. Las nuevas técnicas de relaciones públicas se destacan a medida que surgen expectativas y necesidades cada vez más nuevas. La diversidad de instrumentos permite seleccionar soluciones óptimas para las características específicas de la industria, las expectativas del entorno y el presupuesto disponible.

Entre los instrumentos más populares de relaciones públicas externas se pueden incluir:

Relaciones con los medios de comunicación

Es uno de los instrumentos más efectivos y populares utilizados dentro de las relaciones públicas externas. Las relaciones con los medios se centran en la construcción y mantenimiento de buenas relaciones con los medios de comunicación, y por ende, en una comunicación eficiente entre la empresa y la sociedad. La comunicación en el ámbito empresa-medios puede tener lugar utilizando herramientas como:

• comunicado de prensa
• entrevistas
• conferencia de prensa

Marketing de eventos y concursos

Instrumento que combina actividades de relaciones públicas y marketing a varios niveles. Dependiendo del tipo de evento organizado, puede desempeñar funciones de ventas (por ejemplo, un evento de lanzamiento de un producto innovador), imagen (por ejemplo, un evento benéfico) o educativas (por ejemplo, conferencias, ferias educativas).

Independientemente del objetivo principal por el cual se organiza un evento, generalmente vienen acompañados de beneficios indirectos. Por ejemplo, al organizar ferias educativas, no solo enriquecemos el conocimiento y aumentamos la conciencia de los asistentes, sino que también creamos una imagen de marca experta y la promovemos entre un público más amplio.

Social media con RRPP

Las redes sociales, debido a su enorme y creciente popularidad, merecen ser categorizadas como una herramienta de relaciones públicas independiente. Una campaña de relaciones públicas adecuadamente planificada y ejecutada en las redes sociales puede resultar en una serie de beneficios para una empresa.

El éxito de las acciones llevadas a cabo utilizando este instrumento depende de la elección de una estrategia adaptada tanto al objetivo planeado como al grupo objetivo al que se dirigirán los mensajes. Sin embargo, una estrategia adecuada es solo la mitad del éxito, ya que su implementación correcta también es igualmente importante.

La pasión, el compromiso, la perseverancia y la autenticidad son elementos indispensables de una comunicación efectiva de relaciones públicas a través de las redes sociales. El uso de las redes sociales apoya y fortalece sólidamente la imagen de la empresa.

La creación de una imagen, el desarrollo de la conciencia de marca, la promoción de la empresa entre un público más amplio y, como resultado, el aumento de las ventas, sin duda, recompensarán todos los esfuerzos.