¿Qué es la bandeja de entrada cero y cómo organizarla?
Probablemente nadie pueda imaginar hoy en día la vida sin correo electrónico. Compras, acceso a plataformas en línea o pago de facturas son imposibles sin tener una dirección de correo electrónico activa. Desafortunadamente, para muchos de nosotros, la bandeja de entrada se asocia sobre todo con el desorden y la constante búsqueda de mensajes perdidos. ¿Es posible mantenerla en orden? ¿Qué hacer para clasificar rápida y efectivamente los mensajes? ¡Descubre el método de bandeja de entrada cero o inbox zero!
¿Qué es la bandeja de entrada cero o inbox zero?
La bandeja de entrada cero, o inbox zero, es un método para mantener la bandeja de entrada vacía mediante la organización y traslado de los mensajes de correo electrónico a carpetas preparadas adecuadamente.
Inbox zero es un método de gestión de correo electrónico desarrollado por Merlin Mann, un escritor, blogger y experto estadounidense en productividad personal y gestión del tiempo.
Se puede utilizar prácticamente en cualquier cuenta en línea y en cualquier programa de correo, independientemente de su versión o nivel de sofisticación. Este método es útil tanto para organizar la correspondencia personal como profesional.
Desafortunadamente, puede resultar ineficaz en situaciones en las que te comunicas con tus clientes principalmente por correo electrónico, y tu bandeja de entrada es tu herramienta de trabajo.
¿Por qué vale la pena aplicar el método de bandeja de entrada cero?
La bandeja de entrada cero te permitirá mantener el orden en tu correo electrónico y establecer prioridades y un horario de trabajo. Gracias a una adecuada segregación, podrás identificar de inmediato qué mensajes requieren una intervención urgente y cuáles puedes abordar más tarde.
También estarás al día con los asuntos actuales y encontrarás fácilmente toda la información y noticias necesarias. Lo más importante es que en tu vida reinará la tranquilidad y finalmente te librarás de la sensación de que algún correo importante pudo haber sido pasado por alto o olvidado.
¿Cómo empezar a organizar tus correos electrónicos?
Para empezar, piensa en qué carpetas de clasificación de correos serán más útiles en tu caso. Seguramente te será útil:
- Archivo (la gran mayoría de los programas de correo electrónico ya los tienen creados de fábrica): aquí almacenarás toda la información que podría ser útil en el futuro.
- Papelera: uno de los directorios más esenciales, disponible en todos los programas. Aquí es donde irán a parar todos los correos electrónicos innecesarios y no deseados.
- Por Hacer: en esta carpeta guardarás todos los mensajes que esperan respuesta.
Por supuesto, el número de carpetas y sus nombres deben adaptarse a ti y a tus necesidades. Pero el esquema general de la bandeja de entrada vacía es el mismo.
Fase 1 – revisión de correos electrónicos y movimiento a carpetas correspondientes
Elimina de inmediato todos los mensajes no deseados e irrelevantes para no ocupar espacio innecesario.
Aquellas que hayan llegado a ti por error, delega a la persona correspondiente y eliminalas o archívalas (si sabes que podrías necesitarla más tarde).
Al revisar las noticias entrantes (incluso solo de manera superficial), de inmediato sabes cuál es importante, cuál es menos importante y cuál no debería estar en tu bandeja de entrada en absoluto.
Archiva todos los correos electrónicos que contengan información importante. Puedes colocarlos en una carpeta consolidada o crear varias carpetas temáticas separadas, por ejemplo:
- LEER MÁS TARDE (artículos interesantes, e-books, boletines y textos que llegaron a tu correo electrónico);
- FACTURAS Y RECIBOS (correos electrónicos confirmando la realización del pedido, confirmación de pagos);
- A PAGAR (facturas y facturas actuales pendientes de pago).
De esta manera, será más fácil mantener el orden y encontrar rápidamente lo que necesitas en un momento dado.
Por supuesto, también recibirás un montón de correos electrónicos que requerirán tu atención en tu bandeja de entrada. ¿Qué debes hacer con ellos?
Todos aquellos que logran organizar con éxito sus bandejas de entrada, según el inbox zero, siguen un principio: si realizar una tarea específica (enviar un mensaje a la persona adecuada, hacer un cambio en el sistema, verificar el estado de un pedido, enviar un presupuesto) o responder a un correo te lleva menos de dos minutos, hazlo de inmediato.
Sin embargo, si tienes que dedicarles más tiempo, colócalos en la carpeta DE PENDIENTES y vuélvelos a revisar más tarde.
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Fase 2 – regreso a la carpeta Pendiente
Cuando todas las noticias hayan sido organizadas y finalmente tengas un momento para ocuparte de los asuntos pendientes, vuelve a la carpeta DE HACER y revisa los correos electrónicos nuevamente.
Puedes organizar las tareas por orden de prioridad y ocuparte primero de las más importantes o resolver todos los asuntos en orden. También puedes aprovechar programas adicionales que te permitirán organizar las tareas adecuadamente y establecer un horario de trabajo.
Si logras responder al mensaje, finalizar los detalles y cerrar el tema, muévelo al archivo. Sin embargo, si tu mensaje aún espera respuesta, puedes moverlo a la carpeta: Esperando respuesta. De esta manera, el mensaje no se perderá y podrás encontrarlo fácilmente si es necesario recordárselo a tu destinatario.
¿Qué más puedes hacer para gestionar mejor tu bandeja de entrada?
Una organización adecuada del correo electrónico te permitirá tener el control de todos los mensajes y te ayudará a establecer un plan de acción adecuado.
Sin embargo, cuando cientos de mensajes inundan tu bandeja de entrada todos los días, alcanzar el inbox zero puede no ser suficiente. ¿Hay algo más que puedas hacer para optimizarla y reducir el tiempo dedicado a leer correos electrónicos diariamente? ¡Por supuesto!
- Desactiva las notificaciones y no actualices tu bandeja de entrada cada pocos minutos. Revísala regularmente, preferiblemente en intervalos de tiempo específicos, como al mediodía después de completar las tareas más importantes y justo antes de finalizar la jornada laboral. Si tu trabajo lo requiere, hazlo con más frecuencia, pero no te desconectes de tus responsabilidades solo porque acaba de llegar un nuevo mensaje.
- Darse de baja de todos los boletines que no utilices. De esta manera, reducirás la cantidad de correos electrónicos entrantes y te ahorrarás tiempo y trabajo al organizar tus correos.
- Verifica si estás recibiendo notificaciones de redes sociales en su bandeja de entrada. Si es así y no son importantes, desactívelas.
- Configura los filtros antispam en tu correo electrónico. Si a pesar de haber guardado la configuración adecuada siguen llegando mensajes no deseados, no olvides añadirlos a la «lista negra» o carpeta de spam. De esta manera, no llegarán a tu bandeja de entrada en el futuro.
- Utiliza marcadores adicionales para los mensajes más importantes. Márcalos con una bandera, una estrella u otro color (si tu programa de correo electrónico tiene esta función).
Resumen
- La bandeja de entrada cero es un método efectivo para organizar la bandeja de entrada. Ningún correo electrónico será pasado por alto o olvidado.
- Gracias a la correcta clasificación del correo, encontrarás más rápidamente la información y los mensajes que necesitas en este momento.
- La aplicación de la técnica de bandeja de entrada cero no debería presentarte ningún problema, y con la organización adecuada, pronto verás los resultados esperados.
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