Tips básicos para redactar un correo electrónico que te conecta mejor
En la actualidad, enviamos y recibimos decenas de correos electrónicos al día, tanto personales como profesionales. Escribimos a amigos, clientes, compañeros de trabajo, profesores. Nos comunicamos con las oficinas y solicitamos empleo: en todas partes utilizamos el correo electrónico. Por lo tanto, es muy importante redactar correctamente los mensajes. En este artículo, te daremos algunos consejos sobre cómo escribir un correo electrónico y qué debes tener en cuenta.
¿Qué es un correo electrónico o email?
El correo electrónico es un mensaje enviado como parte de la correspondencia llevada a cabo a través del uso de una plataforma para correos electrónicos. Puede ser utilizado para enviar contenido en forma de texto y multimedia.
La comunicación a través del correo electrónico es popular tanto en relaciones formales como informales (caracterizadas por una forma un poco más relajada).
Los correos electrónicos, o emails, son una parte indispensable de los contactos comerciales en la mayoría de las empresas. A través de ellos, los empleados pueden comunicarse entre sí y con el entorno externo de la empresa.
Por lo tanto, es importante conocer las reglas básicas de ortografía y etiqueta lingüística. Esto facilitará significativamente la correcta conducción de la correspondencia tanto profesional como personal.
Redactar un correo electrónico – ¿por dónde comenzar?
El primer paso que debes dar antes de comenzar a redactarlo es determinar el carácter del mensaje. Un correo electrónico privado dirigido a un colega o amigo tendrá una forma completamente diferente a uno laboral enviado al empleador o a un cliente.
La cuestión fundamental es el tipo de relación que une al receptor y al destinatario. Si la describes correctamente, evitarás cometer errores desde el principio.
El diseño y los elementos de un correo electrónico
¿Cómo escribir correos electrónicos? Una cuestión elemental es la habilidad para aplicar una estructura adecuada al mensaje.
La disposición de los elementos individuales debe ser ordenada: el caos no será tu aliado, ya sea que estés creando un correo electrónico formal o privado. Una estructura incorrecta hará que tu mensaje sea incomprensible para el receptor.
¿Qué elementos debes tener en cuenta al escribir un correo electrónico?
El tema
En el título debe incluirse el tema clave al que te referirás en el contenido de este mensaje. Si tienes varios asuntos para discutir con el destinatario, es recomendable dividirlos en hilos separados y describir cada uno de ellos adecuadamente.
Gracias a esto, la información transmitida estará mejor organizada y, por lo tanto, más fácil de encontrar. Además, la creación de hilos separados para cada uno de los temas abordados elimina el riesgo de pasar por alto un mensaje importante, que de lo contrario podría perderse entre la avalancha de otras informaciones.
El saludo
Si ya has logrado determinar el tema del mensaje, puedes pasar a la siguiente etapa, que es el saludo. Dependiendo de si te estás comunicando con el destinatario por primera vez o no, la forma del saludo inicial recomendado será diferente.
En caso de ser el primer mensaje enviado como parte de una correspondencia formal, es recomendable seguir la regla de ser extremadamente cortés en lugar de ser coloquial.
La mejor opción sería utilizar un saludo oficial: generalmente, «Estimados señores» o, si conoces el cargo, el título o la posición ocupada por el destinatario, uno más específico, como «Estimado señor Profesor».
En la correspondencia informal, como fórmula cortés de apertura, puedes simplemente utilizar un pronombre personal.
La regla de aplicar un saludo de bienvenida se refiere al primer mensaje intercambiado con el destinatario en el marco de la correspondencia en curso. Su aplicación no es necesaria en los mensajes posteriores.
Contenido relevante
Cuando se hayan intercambiado las primeras cortesías, puedes proceder a redactar el contenido apropiado del mensaje.
Si no está seguro de cómo escribir un correo electrónico, asegúrate de que la forma de expresión sea concisa, comprensible para el destinatario y se refiera con precisión al asunto sobre el que está tratando. De esta manera evitará malentendidos.
Adapta tu estilo de expresión al destinatario: evita coloquialismos en la correspondencia formal. Un tono demasiado informal no será bienvenido.
Asegúrate de tener una estructura clara. En primer lugar, concéntrate en la descripción o asunto del mensaje, en la que incluirás y destacarás la información más importante, y solo después incluye posibles preguntas o solicitudes para que se lleve a cabo la acción que deseas.
Una práctica recomendable es volver a leer el contenido preparado. De esta manera te asegurarás de que el mensaje se ha transmitido adecuadamente sin omitir información relevante alguna.
En esta etapa también puedes detectar posibles errores ortográficos.
La finalización y firma
Antes de finalizar tu correo electrónico con tu firma, debes utilizar una fórmula de cierre adecuada para el mensaje.
Al igual que el saludo, al redactar un cierre cortés que llame la atención, debes tener en cuenta la relación que te une con el destinatario.
Dependiendo de cuál sea la frase más adecuada para la correspondencia en cuestión, puedes utilizar expresiones como: «Atentamente», «Con respeto», o una variante un poco más informal, «Saludos cordiales».
De esta manera, hemos discutido la estructura de un mensaje y sus elementos básicos. Ya sabes cómo escribir un correo electrónico, en qué debes prestar atención y qué reglas debes seguir. Ahora solo queda poner en práctica los conocimientos adquiridos.
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Resumen
- El correo electrónico es un mensaje enviado como parte de la correspondencia realizada utilizando mediante una plataforma de correos electrónicos.
- Durante la redacción del correo electrónico, presta especial atención a la relación que te une con el destinatario, ya que deberás adaptar el tono y la forma del mensaje a ella.
- No olvides el título del correo electrónico; es un elemento muy importante que permitirá al destinatario identificar de inmediato el tema sobre el cual te referirás.
- Tanto en el saludo inicial como en el cierre de cortesía, adapta la fórmula elegida al destinatario. Si no estás seguro de qué opción disponible es la adecuada, opta por la más amable.
- Al redactar el contenido, asegúrate de mantener una estructura clara. En primer lugar, concéntrate en la descripción donde incluirás y destacarás la información más importante; luego, puedes agregar cualquier pregunta o solicitud para que se realice la acción que deseas.
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