Correo electrónico dirigido a clientes: evita estos 7 errores al crearlo

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El correo electrónico es una de las mejores formas de comunicarse con el cliente. Permite una respuesta instantánea, proporciona toda la información necesaria, promociona ofertas y también adjunta todo tipo de archivos. Desafortunadamente, el uso del correo electrónico no es tan sencillo como parece. Es un arte que se debe dominar, sobre todo evitando ciertos errores. Te contamos cuáles son.

Los 7 errores más comunes en los correos electrónicos a clientes

A continuación, presentamos los errores más comunes en los correos electrónicos dirigidos a los clientes y te ofrecemos consejos sobre cómo evitarlos. De esta manera, serás percibido por el destinatario como una persona profesional y digna de confianza.

Dirrección de correo electrónico poco profesional

«La primera impresión es la más importante». Esta afirmación tiene mucha verdad cuando se trata de comunicación por correo electrónico.

La dirección de tu correo electrónico es a menudo lo primero que el cliente ve, por lo que debe ser profesional y asociarse con la empresa que representas. Lo mejor es elegir una dirección en la que aparezca tu apellido, así como el nombre de la empresa (por ejemplo, sara.elhalabi@contentwriter.es).

Desafortunadamente, todavía hay personas que, al escribir correos electrónicos a los clientes, utilizan cuentas gratuitas. Si estás en el comienzo de tu camino empresarial y necesitas ahorrar, utiliza solo los servicios de alojamiento más populares, como Gmail. Otros pueden generar dudas.

Renuncia por completo a llevar a cabo cualquier correspondencia desde una cuenta personal, especialmente si la creaste durante tus años escolares y su nombre no tiene mucho que ver con profesionalismo. El cliente puede no reaccionar de la mejor manera a un mensaje proveniente de direcciones como misiunia17@hotmail.com o maciejos666@yahoo.com.

Un asunto incorrecto o ligero

Además de la dirección de tu buzón de correo, el cliente verá primero el asunto (subject line, en inglés) del mensaje. Esto es de gran importancia, sobre todo, no debe ser demasiado largo ni confuso. Lo ideal es utilizar solo unas pocas palabras que informen al destinatario sobre el contenido del mensaje.

Recuerda también usar con sensibilidad las llamadas a la acción, como por ejemplo «comprueba», que en los asuntos de los correos electrónicos pueden causar más daño que beneficio.

Además, nunca olvides el título, ya que su ausencia podría desalentar al cliente a leer el mensaje.

Saludos inapropiados

Sin importar la empresa que representes y tu relación en la que se base tu colaboración con los clientes, debes asegurarte de dar un saludo adecuado.

Aunque podría parecer que lo más profesional es comenzar un mensaje con la palabra «hola», esto está acompañado de mucha controversia. Este saludo puede implicar una superioridad del remitente sobre el destinatario, por lo que no es recomendado en los correos electrónicos empresariales.

Entonces, ¿cómo comenzar un correo electrónico al cliente en ese caso? Es mejor utilizar una fórmula probada como «Estimado(s) señores/señor/señora» y, en los siguientes mensajes, limitarse a «Señor/señora». También es fiable el clásico «Buenos días», que funciona tanto en conversaciones electrónicas más formales como informales.

Texto mal formateado o con errores ortográficos

El correo al cliente debe ser sustantivo y estar escrito sin errores. En teoría, todos sabemos esto, pero la práctica muestra que no todos se preocupan por este asunto. Por lo tanto, antes de enviar el mensaje, léelo cuidadosamente para detectar y corregir errores tipográficos, ortográficos o de puntuación. Incluso un pequeña descuido puede hacer que tu imagen de profesional se derrumbe en un instante.

Recuerda también dividir los mensajes largos en párrafos. También se agradecen las viñetas o negritas, que hacen que el correo sea mucho más legible.

Mensaje demasiado largo

Al redactar un correo electrónico al cliente, debes respetar su tiempo. Desafortunadamente, muchas personas desean incluir la mayor cantidad de información posible en un solo mensaje, lo que hace que sea excesivamente largo. Esto, a su vez, puede desanimar al cliente a leerlo por completo.

Por lo tanto, es importante escribir de manera concisa, breve y relevante. Si tienes más información para transmitir, puedes adjuntar un archivo adicional a tu mensaje, como un catálogo de productos o un folleto publicitario de tu empresa. De esta manera, le darás al destinatario la opción de elegir y te asegurarás de que se familiarice con todo el contenido del mensaje.

Falta de firma o adjuntos

La prisa, la avalancha de tareas o simplemente la distracción pueden hacer que el archivo prometido no llegue al destinatario. Por eso, siempre presta atención a esto y, en caso de que falte el adjunto, envía de inmediato otro correo al cliente en el que se encuentre. No olvides disculparte por tu descuido.

Recuerda también tener en cuenta un cierre profesional para tu mensaje: saluda a tu cliente (normalmente es suficiente con un tradicional «Saludos», pero en caso de ser primer mensaje o una conversación muy formal, es recomendable utilizar «Con respeto») y firma. También es importante añadir el número de teléfono, así como el nombre y la dirección de la empresa.

Retraso al responder al correo del cliente

Existe un error muy grave que comete un número demasiado grande de personas. Si deseas generar confianza en tus clientes y ser percibido como un profesional, no le hagas esperar por una respuesta.

Trate de responder de inmediato, especialmente si se trata de un asunto urgente. Y no olvide disculparte por cualquier retraso.

Resumen

  • El correo electrónico es una de las mejores herramientas de comunicación con los clientes.
  • Sin embargo, para que la correspondencia con los clientes sea lo más efectiva posible, es necesario dominar las principales reglas de redacción de correos electrónicos.
  • Entre los errores más comunes al redactar correos electrónicos comerciales se incluyen: tener una dirección de correo electrónico no profesional, un asunto o título inapropiado, un saludo inadecuado, errores en el contenido, mensajes demasiado largos, falta de firma o adjuntos, y retraso de la respuesta.

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Sara El Halabi

Además de ser COO de Content Writer España, Sara también es traductora y redactora de contenido SEO y escritora de ficción. Sus artículos y cuentos cortos han sido publicados por revistas digitales y otros portales. Sus artículos tratan diferentes temas que van desde mercadeo y branding hasta bienestar y espiritualidad. Así como su escritura, tiene un gusto ecléctico por la buena lectura. En su tiempo libre, la conseguirás descubriendo joyas filosóficas escondidas en internet, practicando Reiki, caminando en la naturaleza o escribiendo más cuentos.

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