¿Cómo redactar un correo electrónico empresarial para relacionarse con clientes?

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El correo electrónico empresarial es el medio básico de comunicación con los clientes. En la actualidad, esta forma de mensajería ha desplazado casi por completo a las cartas, ya que es gratuita, mucho más rápida y más ecológica. Como redactor publicitario o de contenidos, debes saber cómo escribir un buen correo electrónico para evitar posibles malentendidos con los clientes.

¿En qué consiste un correo electrónico empresarial?

El correo electrónico empresarial es un mensaje que se utiliza para establecer las condiciones de colaboración entre dos o más entidades.

Se suele dar en la correspondencia en la que una parte presenta una oferta y la otra la acepta, rechaza o negocea. En el caso del copywriting, los acuerdos suelen referirse al contenido más solicitado: el cliente presenta sus pautas y el redactor evalúa el texto.

El correo electrónico empresarial es, obviamente, más formal que el personal. En caso de posibles conflictos legales, sirve como evidencia; por lo tanto, al escribir, es importante recordar la máxima precisión.

¿Cómo redactar un correo electrónico de negocios o empresarial?

En los correos electrónicos empresariales y de ventas, las siguientes disposiciones del texto son las más adecuadas:

  1. El saludo: «Buenos días, señor/a X. Gracias por su consulta. Estoy encantado/a de escribir un artículo sobre ese tema, ya que tengo una amplia experiencia en la redacción de textos para la industria xyz.»
    En cuanto al saludo, la forma preferida es simplemente «Buenos días», y en los siguientes correos electrónicos intercambiados en el mismo día, se puede utilizar «Señor/a X». «Estimados señores» es demasiado formal y «Hola» se considera un saludo inapropiado para la correspondencia escrita.
  2. Presentación de la oferta: el contenido adecuado de un correo electrónico empresarial se trata sobre los detalles de cómo redactarlo con los detalles más importantes de la colaboración.
  3. La llamada a la acción (CTA): es una expresión que busca motivar al receptor a volver a contactarse contigo, por ejemplo, «Por favor, infórmenos si la oferta presentada es de su agrado».
  4. Despedida de cortesía y firma o pie de página:  además de una despedida cálida y formal al mismo tiempo, deberás presentar tu firma y título. Puedes incluir una nota de pie donde irá cualquier otra información necesaria, como prestar especial atención a algún dato o información de contacto especial.

Es esencial recordar en un correo electrónico de negocios seguir las formas de cortesía y las reglas del lenguaje y estilo. Sé amable y ten en cuenta pequeños gestos aparentemente insignificantes, como dar las gracias por el contacto y utilizar la expresión «por favor» al formular instrucciones (es decir, «por favor, echa un vistazo a las condiciones de colaboración que adjunto», en lugar de «adjunto las condiciones de colaboración para su revisión»). Nos dirigimos al cliente utilizando «usted» a menos que él mismo inicie la comunicación usando «tú», en cuyo caso nos adaptamos.

Mejores prácticas en la redacción de correos electrónicos empresariales:

  • Nunca dejes a un cliente sin respuesta. Incluso en esos correos electrónicos del cliente en los que no plantea ninguna pregunta, es valioso enviar una confirmación de comprensión de sus acuerdos y asegurar que, por ejemplo, estamos comenzando a trabajar o cumpliremos con su solicitud.
  • Indica el tema del mensaje. Escribe brevemente en el asunto de qué se trata el correo, por ejemplo, «Textos de automoción para el blog X». De esta manera, el hilo será aún más legible y el cliente podrá encontrar su mensaje fácilmente entre otros correos electrónicos.
  • Aplica oraciones cortas y párrafos breves. Un correo de negocios debe ser legible. Vale la pena seguir la regla de oro: 1 información = 1 oración. Así como la segunda regla de oro: 1 párrafo no debe contener más de 3 oraciones. La claridad del discurso también se logra mediante el uso de negritas para resaltar la información más importante y listas de viñetas, por lo tanto, aplica reglas similares que utilizas para mejorar la legibilidad de tus artículos.
  • Sé preciso y meticuloso. Proporciona cada información de la manera más clara posible. Evita expresiones como «puede» o «haré todo lo posible». Sé concreto, presenta todo de forma clara y directa (por ejemplo: «Prepararé el texto en X días». «La tarifa por un artículo de 4000 palabras es de X neto»).
  • Proporciona un exceso de información en vez de omitir algún detalle importante. El cliente debe recibir todas las informaciones necesarias antes de comenzar la colaboración. Esto permitirá evitar malentendidos entre ambas partes. Además de la tarifa, el método de pago y el plazo de entrega del texto, se debe acordar la cantidad de revisiones gratuitas posibles y asegurarse de que entendemos correctamente las expectativas del cliente con respecto al contenido solicitado (por ejemplo, a través de un resumen de todos los acuerdos y una solicitud final de confirmación por parte del cliente). También es una buena idea firmar electrónicamente un contrato con todos los acuerdos establecidos.

Errores más comunes al escribir un correo electrónico empresarial

Hay una serie de errores que se pueden cometer incluso en un correo electrónico corto, y estos son:

  • La negligencia lingüística, es decir, los errores tipográficos, de puntuación, de estilo y de ortografía. Nadie contratará a alguien que no conozca las reglas del correcto uso del lenguaje para escribir textos. También en otras industrias además de la redacción publicitaria, los errores lingüísticos causan una mala impresión, ya que ponen en duda tu educación y profesionalismo en general.
  • Falta de pie de página. No es un error grave, pero un correo de negocios sin pie de página parece poco profesional. En Internet puedes encontrar muchos diseños baratos y gratuitos que puedes añadir a tu correo en cuestión de segundos.
  • Escribir bajo la influencia de las emociones. Ese es un error cardinal. En los negocios, es cierto que a veces nos encontramos con clientes difíciles y desagradables, pero siempre gana la parte que se acerca a ellos con la cabeza más tranquila. No te dejes provocar ni arrastrar hacia ataques personales o disputas verbales. Apóyate en los hechos y los acuerdos aceptados por ambas partes, y mantén la cultura de la discusión.

Esperamos que gracias a nuestra breve guía, tus correspondencias con los clientes transcurran sin problemas 😊

Resumen

  • Al redactar un correo electrónico empresarial, asegúrate de cuidar tanto el lenguaje como la formalidad del mensaje.
  • Siempre mantén la calma, sé racional y amable en tus interacciones con los clientes.
  • Transmite la información de manera precisa y clara.

Sara El Halabi

Además de ser COO de Content Writer España, Sara también es traductora y redactora de contenido SEO y escritora de ficción. Sus artículos y cuentos cortos han sido publicados por revistas digitales y otros portales. Sus artículos tratan diferentes temas que van desde mercadeo y branding hasta bienestar y espiritualidad. Así como su escritura, tiene un gusto ecléctico por la buena lectura. En su tiempo libre, la conseguirás descubriendo joyas filosóficas escondidas en internet, practicando Reiki, caminando en la naturaleza o escribiendo más cuentos.

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