¿Cómo gestionar el tiempo con el método ALPEN?

¿En qué consiste el método ALPEN?

La organización de tareas y la elaboración de horarios precisos para cada día permite cumplir eficientemente con las responsabilidades personales y profesionales, así como ganar tiempo y satisfacción.

¿Qué objetivos abarca el método ALPEN?

Este método consiste en planificar diariamente de manera detallada las tareas a realizar teniendo en cuenta descansos y dejando tiempo para imprevistos. La palabra ALPEN es un acrónimo de cinco palabras alemanas que describen las etapas para crear un horario preciso del día.

A (Aufgaben) — Tareas

Reflexiona sobre lo que tienes que hacer. Ten en cuenta todo lo que debes realizar durante el día junto con las tareas pendientes. Examina detenidamente las tareas y trata de especificarlas. Puedes agruparlas en asuntos personales (compras, cocina, limpieza) y profesionales (emails, reuniones, llamadas, proyectos). Puedes crear listas principales, diarias, semanales, mensuales, etc. Cuanto más detallada sea tu lista, más fácil te resultará pasar por las siguientes etapas.

L (Lange schatzen) — Estimación de longitud

Intenta especificar con precisión el tiempo que necesitas para realizar cada tarea. Recuerda que debe ser realista. Subestimar puede causar frustración más adelante debido a no cumplir con las tareas. Por otro lado, sobreestimar puede provocar la pérdida de tiempo debido a un enfoque incorrecto en el trabajo (según la ley de Parkinson) en un proyecto específico. Si es posible, especifica el tiempo necesario en minutos.

P (Pufferzeiten einplanen) — Planificación de descansos

Al elaborar un horario, debes tener en cuenta el tiempo para descansos. Esto se aplica tanto para recargarte después de ciertas tareas, como para asegurarte de descansar durante tareas más largas. Recuerda también que pueden surgir situaciones de emergencia, por lo que es necesario incluir un margen de seguridad. Puedes considerar que el 60% del tiempo se destinará a objetivos específicos, mientras que el 40% restante será tu reserva. Puedes utilizarla en caso de una necesidad repentina, o asignarla a tareas previamente planificadas para los días siguientes.

E (Entscheidungen treffen) — Establecimiento de prioridades

Crea una jerarquía de tareas desde el punto uno. Piensa en cuáles son las más importantes, las más difíciles, y cuáles debes realizar primero por otras razones. Considera si hay posibilidad de delegar alguna de ellas a otra persona. Puedes aplicar la matriz de Eisenhower y agrupar las tareas en 4 categorías:

• Importante y urgente: destinado a ser realizado de inmediato (reuniones, transferencias, control de documentación).
• Importante y no urgente: planes futuros que debes recordar, pero puedes esperar para llevarlos a cabo. Sin embargo, tardar demasiado puede obligarte a pasarlos a la primera categoría.
• Sin importancia y urgente: debes llevarlos a cabo, pero las posibilidades de obtener ganancias son bastante escasas.
• Sin importancia y no urgente: destinado a completarse después de haber cumplido con todo lo demás.

N (Nachkontrolle) — Control

Monitorea tu progreso y controla tu tiempo. Tacha de tu lista las tareas realizadas. Observa tus reacciones ante situaciones de emergencia. Aprende a ser asertivo/a. Informa a tus colegas o amigos que estás trabajando en algo y les encontrarás tiempo más tarde. Trata las conversaciones innecesarias (en persona, por teléfono o a través de mensajería) como distracciones que disminuyen tu eficiencia y alargan tu tiempo de trabajo.

¿Cuáles son las reglas del método ALPEN?

Estas consisten en los mismos supuestos que abarca su nombre:

• Tarea asignada (A)
• Estimación de longitud (L)
• Planificación de proyectos (P)
• Establecimiento de prioridades
• Control (N)

Sin embargo, el requisito para que el método ALPEN sea efectivo es su aplicación sistemática, manteniendo la continuidad. La planificación, la elaboración y el control de los horarios deben convertirse en un hábito para ti. Cada mañana (o noche), organiza adecuadamente tu tiempo. Haz de esto un ritual diario.

Metoda ALPEN — gestión del tiempo en el trabajo y la vida

En ambos campos permite lograr una alta eficiencia. Es una herramienta efectiva para establecer metas a corto plazo, pero a veces también puede ser útil en la planificación y realización de metas a largo plazo, como las resoluciones de Año Nuevo.

Ventajas del método ALPEN:

• Organiza el plan del día,
• Aumenta la motivación,
• Logra una mayor eficiencia,
• Se enfoca en las prioridades,
• Elimina las distracciones,
• Ahorro tiempo,
• Reduce el nivel de estrés.

¿Es adecuado el método ALPEN para todos?

Desafortunadamente no. Aunque las numerosas ventajas del método ALPEN hacen que sea apreciado por muchos empleados y empleadores, no es adecuado para todos. Sus principios serían difíciles de aplicar en trabajos creativos, por lo que se considera que no sería valioso para personas que trabajan de esa manera.

Los cambios frecuentes en los planes y la aparición de ideas cada vez más nuevas requieren un tiempo ilimitado, lo cual va en contra de los principios básicos del método ALPEN. Los intentos de adaptación solo podrían causar estrés y provocar frustración innecesaria.