El método 5S en el trabajo remoto: ¿cómo organizarse?

¿En qué consiste el método 5S?

No es, por lo tanto, una técnica innovadora que requiera una enorme cantidad de dinero y poner tu empresa patas arriba.

¿Has tenido la oportunidad de probar el método de organización de ropa de Marie Kondo, la japonesa que ha ayudado a ordenar hogares en todo el mundo? ¿Sabías que también puedes incorporar de manera sencilla otra filosofía que proviene del País del Sol Naciente en tu vida?

Es precisamente el método 5S, según el cual los japoneses han estado actuando en sus vidas profesionales durante mucho tiempo, que poco a poco también se está haciendo presente en nuestras oficinas, incluyendo las remotas. Esta filosofía tiene como objetivo ayudar en la organización del trabajo y en la realización más eficiente de las responsabilidades, lo cual no siempre es fácil en el trabajo a distancia.

Además, el método 5S tiene como objetivo evitar que desperdiciemos tiempo, lo cual es fácil de hacer cuando trabajamos dentro de nuestras propias cuatro paredes. Su implementación nos beneficia tanto para nosotros como empleados, como también para nuestros empleadores, si los tenemos.

El nombre del método mencionado proviene de las primeras cinco letras, que describen cinco acciones que te permitirán crear un entorno de trabajo óptimo.

¿Qué significa la abreviatura 5S?

Antes de decidir implementar un nuevo método en tu vida diaria, verifica qué significa esta abreviatura misteriosa y cómo puedes aprovecharla al trabajar desde casa.

Seiri (Selección o Clasificación)

Esta primera S se refiere a deshacerte de todo lo innecesario en tu espacio de trabajo. Trabajando desde casa, seguramente tienes un escritorio o una mesa a tu disposición, la cual puede atraer todo tipo de objetos de manera magnética. Si además tienes niños, seguramente sabes de qué estoy hablando.

Es muy importante que elimines todo lo que no esté relacionado con tu trabajo en tu espacio laboral. Esto te facilitará en gran medida concentrarte en asuntos profesionales, si no tienes cerca la última edición de tu revista mensual favorita o una pila de tazas de café acumuladas. Deshazte de todas las distracciones. Si te lo puedes permitir, también silencia tu teléfono.

Seiton (Organización)

Cuando te hayas deshecho de las cosas innecesarias, ocúpate de lo que queda. Tal vez tengas objetos que necesitas, pero no todos los días. Piensa en qué hacer con ellos. Encuentra el mejor lugar para a partarlosy planifica un sistema de almacenamiento claro que te permita acceder fácilmente a ellos cada vez que los necesites.

Por ejemplo, no es necesario que mantengas la impresora en tu escritorio si solo necesitas imprimir unos pocos documentos una vez al mes. Encuentra otro lugar para ella que sea fácilmente accesible para ti cuando lo necesites.

Etiqueta tus armarios o cajones. Esto te facilitará significativamente el almacenamiento de documentos o accesorios de oficina necesarios. También es una excelente forma de motivarte a guardar los objetos en su lugar.

Seiso (Limpieza)

Mantener un lugar de trabajo ordenado requiere una limpieza frecuente. Ordena tu oficina remota a diario, si es necesario. Deshazte de la basura de inmediato, limpia el escritorio y el monitor, y guarda los documentos en su lugar.

Si trabajas principalmente en la computadora, esto te tomará literalmente un momento, pero cada vez traerá una pequeña ráfaga de frescura y nueva energía. Recuerda, el orden en la computadora y en el escritorio del monitor es tan importante como el que lo rodea.

Seiketsu (Estandarización o Normalización)

Una vez que conoces las directrices del método 5S, debes idear una forma de implementarlas y seguirlas si deseas que todo funcione correctamente. Puedes escribir un plan que seguirás cada día.

Por ejemplo, al finalizar tu trabajo cada día, comprométete a guardar todas tus cosas en su lugar, vaciar la papelera y dejar el puesto de trabajo en orden. De esta manera, podrás utilizarlo al día siguiente sin tener que preocuparte por limpiar el escritorio. La estandarización en este caso no es más que hábitos constantes que permiten lograr los cambios deseados.

Shitsuke (Disciplina)

Si trabajas de forma remota, sabes lo difícil que es resistir la procrastinación y hacer un pacto con la autodisciplina, es decir, mantenerse a uno mismo en línea. Ningún método, por muy bueno que sea, funcionará si no lo sigues regularmente. Para que una obligación se convierta en un hábito que realices sin esfuerzo, se necesita tiempo. Después de todo, los hábitos no se forman de la noche a la mañana.

Sé paciente y los nuevos hábitos se arraigarán en ti sin que te des cuenta, se convertirán en tu rutina diaria. Implementar cualquier nuevo método en tu entorno requiere determinación. Sin embargo, vale la pena ejercitar tu fuerza de voluntad y disfrutar de los resultados de tus acciones.

¿Por qué necesitas implementar el método 5S?

Quizás seas una de esas personas que, cuando tienen trabajo por hacer, simplemente se sientan y lo realizan. No prestan atención al caos omnipresente y, aunque nada está en su lugar, de alguna manera siempre encuentran la factura necesaria o el documento importante sin estresarse en absoluto.

Sin embargo, si eres una de esas personas para las cuales la estética del entorno es importante y tu mente descansa cuando hay orden y limpieza a tu alrededor, el método 5S puede ser útil en tu trabajo. Te permite liberarte de preocupaciones por los detalles insignificantes y comenzar tu trabajo con tranquilidad y de inmediato. Con un espacio de trabajo organizado, podrás ver fácilmente cuándo y por qué estás desperdiciando tu tiempo, después de todo, ¿no es lo más valioso?

Hasta hace poco, muchos de nosotros no nos imaginábamos trabajar desde otro lugar que no fuera la sede de nuestra empresa. Las actividades diarias repetitivas, las reuniones con otros compañeros de trabajo, las juntas, el descanso para tomar café: todas estas actividades familiares nos ayudaban a organizar nuestro día laboral, incluso sin el método de las 5S, a veces era más fácil. Hoy en día, muchos de nosotros buscamos motivación interna y formas de facilitar el trabajo desde casa para que sea más eficiente.

Comprueba cómo el método 5S funcionará para ti

Si apenas cumples con los plazos de entrega en el trabajo y no logras terminar los proyectos a tiempo, lo que te obliga a quedarte despierto por las noches, quizás el método 5S te permita introducir cambios positivos en tu vida profesional.

Averigua si, al eliminar todas las distracciones y sentarte a trabajar en un lugar donde solo esté tu computadora y tú (o cualquier otra herramienta necesaria), ¿tu eficiencia y creatividad no se volverán aún mayores? Quizás puedas realizar tus tareas aún mejor y más rápido, y así ganar más tiempo libre.

El método 5S definitivamente te permitirá eliminar el desperdicio de tu entorno. En el trabajo remoto, el mayor riesgo es el tiempo desperdiciado en otras actividades que no se centran en las tareas laborales.