6 reglas clave para formatear un texto eficaz y facilmente

¿Qué abarca el formateo de un texto?

Distinguimos 2 tipos de formato de texto:

• El formateo duro, es decir, la asignación manual de atributos mediante iconos en la barra de herramientas o menú, así como el uso de atajos de teclado.
• El formateo suave, es decir, cambiar la apariencia de un documento de texto utilizando las opciones de estilos disponibles en el editor de texto.

El objetivo de formatear el texto es presentar la información en un documento de forma clara y atractiva para el lector.

Reglas clave para formatear un texto

A continuación, presentamos 6 importantes reglas que te ayudarán a darle a tus textos el aspecto adecuado.

Estructura adecuada del texto

Un texto bien formateado es aquel que tiene una estructura adecuada. Esto lo hace legible y atraerá la atención del receptor de manera más efectiva. Deberá incluir un título llamativo, párrafos cortos y encabezados interesantes.

• Título. Debe ser breve (máximo 60-70 caracteres) y llamar la atención del lector. Si deseas que sea más interesante, incluye una pregunta o un número. Para obtener más información, consulta este artículo.
• Encabezados. Permiten organizar el contenido y señalar al destinatario (y a los robots) sobre qué tratan los subtítulos individuales. También deben ser breves, informativos y atractivos, de esta manera aumentarás las posibilidades de que el lector no renuncie a conocer el contenido después de unos pocos segundos.
• Párrafos. Son los que deciden si el texto será fácil de entender. La regla es simple: en un párrafo, es recomendable incluir una idea. Asegúrate de que cada párrafo sea corto, conciso y contenga la información más relevante para el lector.

Formateo del texto y fuente

La fuente debe ser legible en cualquier dispositivo y tener el tamaño adecuado. Recomendamos usar fuentes comunes y probadas, como Arial, Calibri, Helvetica, Verdana o, en última instancia, Times New Roman.

En cuanto al tamaño, es mejor mantenerse en tamaños de fuente de 11-12 puntos, recordando al mismo tiempo usar una fuente ligeramente más grande en los títulos y encabezados.

Alineamiento del texto

Este tema genera mucha controversia y es difícil determinar de manera inequívoca cuál debería ser el formato del texto. En teoría, los artículos justificados en ambos márgenes son los más estéticos, pero en la práctica se recomienda alinearlos a la izquierda. ¿Por qué?

En el texto justificado, los espacios entre las palabras se elongan artificialmente, lo que puede afectar negativamente la legibilidad y comprensión del contenido. El artículo se vuelve menos predecible para el lector, y su lectura puede llevar más tiempo. Recomendamos, por lo tanto, que se coloquen textos justificados a la izquierda en las páginas web.

Listados con viñetas

Nadie disfruta de leer largos bloques de texto que no tienen variedad. Por lo tanto, cada redactor, además de utilizar párrafos, también debe emplear viñetas. No solo hacen que el texto «cobre vida» y sea más legible, sino que también facilitan la localización y asimilación de la información.

Distinciones

El formateo del texto debe incluir elementos que destaquen fragmentos específicos y atraigan la atención del lector. Las mejores opciones son las negritas, con las que podrás indicar al receptor qué palabras o frases son clave. Un papel similar pueden desempeñar los subrayados u otros colores de fuente.

Es importante utilizar este tipo de resaltadores con moderación, ya que en exceso pueden afectar negativamente la legibilidad del texto.

Material gráfico o visual

¿Qué hacer para que el contenido sea más atractivo para el público? Por supuesto, vale la pena -además de formatear el texto- utilizar diversos materiales gráficos. Gracias a ellos, tu contenido se volverá aún más interesante y el lector estará más dispuesto a familiarizarse con él. Además, las imágenes pueden ser un excelente complemento para la palabra escrita, proporcionando al público una fuente adicional de información.

Recomendamos el uso de imágenes, infografías, gráficos e incluso enlaces a videos (por ejemplo, en YouTube) en los textos. Pueden resultar útiles diversas herramientas, como Canva, que permiten a incluso personas inexpertas crear materiales gráficos estéticos y útiles.

¿Qué proporciona un adecuado formato de texto?

Según los aspectos más importantes que hemos mencionado anteriormente, concluimos que el correcto formato de un texto induce a una lectura más placentera y comprensible. Aunque muchas veces se cree que una alineación justificada, tener títulos y encabezados no resaltados y el texto dividido en varios párrafos son suficientes, la verdad es que el contenido es poco atractivo y soso: los encabezados se «fusionan» con el resto del texto, faltan viñetas, negritas y, tal vez, todos los elementos tienen el mismo tamaño de fuente.

La diferencia entre dichos textos es enorme. El texto formateado es visualmente más atractivo y claro a simple vista. Un cliente que reciba un documento formateado en el marco de una colaboración, sin duda lo verá de manera más favorable.