La Ley de Parkinson – ¿cómo ganar tiempo y trabajar más eficientemente?

¿En qué consiste la Ley de Parkinson?

Esto significa que cuanto más tiempo dediques a una actividad, más tiempo te llevará realizarla, y por lo tanto, también perderás más tiempo.

Al planificar una acción, automáticamente tienes en cuenta todo el tiempo del que dispones. Si es demasiado largo y desproporcionado para la tarea, tal vez lo distribuirás incorrectamente. La consecuencia de este comportamiento es desperdiciar momentos que podrían ser aprovechados de manera significativa.

Por lo tanto, si no quieres prolongar innecesariamente la realización de tus tareas, debes planificar todo y comprometerte con energía a tareas concretas. Un minuto de trabajo eficiente vale más que una hora de actividad sin rumbo. Para convencerte de ello, puedes seguir el consejo de Ingvar Kamprad, fundador de IKEA:

¿Cómo controlar el tiempo? La ley de Parkinson en la práctica.

El control del tiempo requiere disciplina. Suena desalentador, ¿verdad? Sin embargo, gracias a una organización adecuada, gestión eficaz y trabajo más productivo, ganarás más momentos para ti mismo.

¿Cómo hacerlo?

1. Determina el tiempo necesario para completar el proyecto: la dificultad radica en que debe ser adecuado para la tarea. Si es demasiado largo, puede causar pereza y prolongar la realización del proyecto, ya que favorece posponer acciones para más adelante. Si es demasiado corto, puede generar un gran estrés, lo cual también actúa como desmotivador o contribuye a cometer errores. Intenta dividir el proyecto en partes, actividades concretas y establecer plazos para cada una de ellas. ¡Mantente dentro de los plazos establecidos!
2. Encuentra la motivación: completar la tarea, la satisfacción y el tiempo libre son sin duda una visión agradable, pero pueden resultar ser un motivador insuficiente. Si este es tu caso, puedes intentar establecerte algún tipo de recompensa. Recuerda que solo podrás recibirla una vez que hayas cumplido con los proyectos planificados.
3. Busca soluciones: una buen preparación, incluso si tienes que dedicarle algunas horas, puede acelerar significativamente la realización de una tarea. En cuestiones profesionales, vale la pena hablar con alguien que haya llevado a cabo un proyecto similar. No tienes que depender solo de ti mismo y recorrer los mismos caminos una y otra vez. Las experiencias de los demás pueden ser un conocimiento valioso que te permite lograr una alta eficiencia.
4. Concéntrate en las cosas relacionadas con la tarea específica: preparar para el trabajo en cuestión es muy útil. Sin embargo, adquirir conocimientos relacionados con el tema que vas a abordar es simplemente una excusa. Concéntrate en los aspectos más importantes y solo piensa en lo que tienes que hacer. Hacer muchas cosas a la vez te aleja del éxito, que es completar la tarea.
5. Establece un tiempo para descansar: trata el descanso como parte de la tarea, ya que debe ser un elemento indispensable de la misma. La promesa de relajación después de terminar un proyecto motiva a trabajar de manera más efectiva. Por otro lado, su ausencia puede ser muy desmotivante y contribuir a la pereza. Si justo después de completar una tarea te espera trabajo en la siguiente, en realidad no tienes una visión de finalización, de recompensa, ni de ninguna «luz al final del túnel». Esto puede desanimarte en gran medida a realizar cualquier acción. Por lo tanto, también debes establecer un tiempo para descansar.

Desperdiciando el tiempo… la Ley de Parkinson

¿Eres capaz de funcionar de manera efectiva sin parar durante ocho horas? Probablemente no, y la gran mayoría de las personas pasan tanto tiempo trabajando (algunos incluso más del horario laboral). Mientras tanto, las investigaciones muestran que la persona promedio puede concentrarse en sus tareas laborales durante menos de tres horas al día. Seguramente te imaginas que el resto se desperdicia.

Si no entiendes completamente cómo un empleado puede perder tiempo mientras está en el trabajo, familiarízate con los siguientes ejemplos.

1. Centrarse en asuntos poco importantes: el empleado, en lugar de involucrarse en una acción concreta, se ocupa de cosas que no están directamente relacionadas con él. La frecuente falta de concentración y la constante necesidad de volver al tema, de ponerse en modo de trabajo, consumen mucha energía y tienen un claro impacto en la disminución de la productividad.
2. La procrastinación en realizar una tarea: el empleado pospone las tareas para más tarde. Es consciente de que debe realizarlas, pero también sabe que tiene mucho tiempo. Esta situación lo vuelve perezoso, al mismo tiempo que le genera tensión al estar constantemente pensando en las cosas por hacer.
3. El excesivo deseo de perfección: en todo se debe mantener un equilibrio. Es aceptable aspirar a la perfección siempre y cuando el empleado haya completado el proyecto y tenga tiempo para mejorar los detalles. También es importante preguntarse si esos detalles realmente necesitan ser corregidos. Tal vez ninguna acción en este sentido tenga importancia y no afecte al trabajo en su conjunto, siendo simplemente una pérdida de tiempo.

Breve lección de historia de la Ley de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson fue un historiador, escritor y asesor de los gobiernos conservadores de Gran Bretaña. En 1958, publicó un libro titulado «La Ley de Parkinson», que describe, entre otras cosas, el crecimiento de la burocracia como resultado de una mala gestión del tiempo. Según Parkinson, es un error asumir que contratar a más empleados acortará el tiempo necesario para completar ciertas tareas.

La clave del éxito radica en una adecuada organización, una correcta gestión de proyectos y la eficiente utilización del tiempo. La teoría de Parkinson sugiere que es precisamente el malgasto de tiempo el responsable de la prolongada ejecución de muchas tareas.