¿En qué consiste el método de productividad Getting Things Done?
En la actualidad, muchos de nosotros vivimos en constante prisa, trabajamos mucho y tenemos poco tiempo para descansar. Nos volvemos cada vez más frustrados por la sobrecarga de tareas, empezamos a olvidar reuniones y no podemos organizar nuestro día. ¿Cómo podemos cambiar esto? El método Getting Things Done puede resultar ser un apoyo efectivo en este caso.
¿En qué consiste el método Getting Things Done?
Getting Things Done es un método de planificación de actividades y gestión del tiempo diseñado para aumentar la productividad en el trabajo.
Su autor es David Allen, y consiste en recopilar tareas tanto laborales como personales y organizarlas en listas. Es un proceso de gestión de tareas de cinco pasos que te ayudará a recuperar el control de tu vida y dejar de perder el tiempo.
La idea es simple, solo tienes que apuntar las tareas y las ideas en un papel, luego organizarlas en categorías adecuadas. En este caso, un elemento extremadamente importante es revisar regularmente las tareas apuntadas, lo que te motivará a llevarlas a cabo.
Hacer las cosas con el método GTD es la solución perfecta para aquellos que desean liberarse del peso de recordar cientos de tareas por hacer, lo cual resulta en una carga mental y fatiga. Organizar adecuadamente las responsabilidades diarias aumentará la comodidad de la vida y te ayudará a concentrarte en acciones concretas. El método GTD te ayudará a alcanzar tus objetivos sin sobrecargar tu memoria.
Cinco etapas del método Getting Things Done
El método GTD consta de cinco etapas que te ayudarán a organizar tus asuntos personales y profesionales, además de aumentar tu productividad.
Etapa 1 – Recopilación
El primer paso del método Getting Things Done es reunir las tareas, con el objetivo de liberar la mente del exceso de pensamientos. En un cuaderno, calendario o una aplicación especial, anota todas las tareas, ideas y metas que deseas lograr. No importa si son metas a largo plazo o tareas diarias del hogar. Anota todo lo que se te ocurra.
Etapa 2 – Análisis
El siguiente paso es analizar tu lista de tareas y asignarlas a las categorías adecuadas, como:
- Tareas que no te llevarán más de 2 minutos y que puedes hacer de inmediato sin mucho esfuerzo ni complicaciones.
- Tareas que requieren concentración y tiempo para completarse.
- Actividades que no tienen una fecha límite definida y que puedes posponer en el tiempo (marcarlas como «por realizar en un futuro no especificado»).
- Tareas que ya no requieren acción, pero cuya información puede ser útil en el futuro (marcarlas como «archivo»).
- Actividades que no requieren acción y son inútiles (colócalas en la papelera).
El análisis es una etapa muy importante a la que se debe regresar regularmente y preguntarse si una tarea requiere una reacción inmediata. Si la respuesta es afirmativa, se debe realizar la tarea, también se puede delegar a otra persona o programarla en el calendario con una fecha específica. En caso de que la tarea no requiera acción inmediata, entonces puedes archivarla, ponerla en la lista de «tal vez en el futuro» o eliminarla y olvidarte de ella.
Etapa 3 – Organización
El tercer paso es la organización, es decir, la división de la lista de tareas en:
- proyectos compuestos por al menos dos etapas más pequeñas;
- tareas prioritarias que deben realizarse lo más pronto posible;
- actividades esperadas que requieren la obtención de información adicional o acciones por parte de otra persona;
- calendario, donde se encuentran registradas tareas a realizar bajo fechas específicas.
Etapa 4 – Exploración
Revisar las tareas guardadas es extremadamente importante para mantener un alto nivel de productividad. La consistencia en completar la lista con nuevos objetivos y organizarlos es crucial. David Allen, autor de «Getting Things Done», recomienda revisar la lista de tareas diariamente. A pesar de que esto requiere dedicar tiempo, te ayudará a enfocarte en el objetivo y las tareas actuales.
Etapa 5 – Realización
Una vez que tengas todo organizado, es hora de pasar al quinto paso, que es la realización de las tareas de la lista. Solo necesitas verificar cuáles son las más importantes para ese día y puedes comenzar a trabajar. Por supuesto, debes tener en cuenta tu situación actual, el tiempo del que dispones y el nivel de energía que tienes en ese momento. El método de planificación de tareas Getting Things Done está diseñado para ayudarte a alcanzar tus objetivos, pero al mismo tiempo debes ser comprensivo contigo mismo, ya que no todos los días serán igual de productivos y exitosos.
¿Es efectivo el método GTD?
La eficacia del método Getting Things Done ha sido confirmada por muchos especialistas en productividad.
Al decidir utilizar este método de gestión del tiempo, es necesario llevar un registro regular y verificar las tareas. Gracias a esto se puede aumentar la eficiencia, e incluso reducir el estrés.
La jerarquización y organización de tareas te ayudará a cumplir con tus responsabilidades de manera oportuna, y también tendrá un impacto positivo en tu bienestar y satisfacción personal. Si te sientes abrumado por la cantidad de tareas y experimentas una creciente frustración, Getting Things Done puede resultar un buen apoyo en el camino hacia recuperar la libertad y el control sobre tu vida.
Resumen
- Getting Things Done es un método de planificación de tareas que te ayudará a aumentar tu productividad en el trabajo.
- Está compuesta por cinco etapas que te ayudarán a organizar tus asuntos personales y profesionales.
- Al aplicar el método Getting Things Done, reducirás el estrés, calmarás tu mente, organizarás las tareas a realizar, lo que mejorará tu bienestar.
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