¿Cómo redactar un email o correo electrónico en inglés? Con ejemplos

Tipos de correos electrónicos en inglés

La elección de la forma adecuada depende del carácter de la organización, del tipo de mensaje y de la persona con la que estamos en correspondencia. En inglés, distinguimos diferentes tipos de correos electrónicos según su función. Algunos ejemplos son:

• require letter – correo escrito con una solicitud;
• complaint letter – correo de reclamación (también escrito por consumidores a empresas de ventas y departamentos de atención al cliente para presentar quejas);
• business letter – carta clásica y muy formal que cumple con objetivos empresariales.

Todos los anteriores pueden ser correos electrónicos escritos por empleados, pero también los envían estudiantes, personas que solicitan empleo, etc.

El inglés es el idioma de los negocios. Gracias a su universalidad y accesibilidad, lo utilizan delegados, negociadores, personas en niveles de gestión, así como nuevos empleados, estudiantes y niños. Cada vez más corporaciones están ampliando sus operaciones en el extranjero, por lo que a menudo las personas que trabajan en una empresa deben enviar diariamente incluso varias docenas de correos electrónicos en inglés.

Principios para redactar correos electrónicos en inglés

Cada correo electrónico, ya sea escrito en español o en inglés, se compone de distintas partes. Estas son:

1. el asunto del mensaje,
2. el saludo (la bienvenida),
3. la introducción,
4. los párrafos de desarrollo,
5. la conclusión,
6. la despedida (deseos breves),
7. la firma.

Sin embargo, no se puede responder de manera definitiva a la pregunta de cómo escribir un correo electrónico en inglés. Como mencionamos, la forma depende de muchos factores, e incluso de la variante del inglés que utilicemos (británico o americano). No obstante, existen pautas que se pueden aplicar en los tres casos.

Correos electrónicos formales en inglés

Los mensajes formales se utilizan con mayor frecuencia en la correspondencia empresarial y también al dirigirse a personas desconocidas. Cualquier correo formal en inglés debe comenzar con un saludo cortés, como «Dear Ms.«, «Dear Mr.» o «Dear recruitment team«. Es importante dividir el mensaje en párrafos individuales. Recuerda que debes escribir exclusivamente de manera formal. Enriquecer la redacción con expresiones más largas, estructuras gramaticales complejas y elementos característicos del dialecto correspondiente es fundamental.

Con el objetivo de redactar el mejor correo electrónico en inglés, te invito a familiarizarte con el siguiente ejemplo, que es universal y muestra el estilo en que se redactan casi todos los correos formales. En cada caso, el contenido se adapta a la finalidad del correo (por ejemplo, los mencionados correos de queja, correspondencias comerciales, correos de consulta o de solicitud). También es recomendable utilizar expresiones establecidas, como «I am writing in order to…» o «The aim of this e-mail is…«.

El mensaje siempre debe finalizar con la expresión «Yours Faithfully» (si no conocemos al destinatario y no sabemos con quién tenemos el placer de comunicarnos) o «Yours Sincerely» (cuando sabemos a quién estamos dirigiendo la carta, por ejemplo, al director de la escuela o al gerente). Firma con tu nombre completo y, si es necesario, incluye también información sobre el cargo que ocupas y un número de contacto.

Correos y mensajes del tipo no formal

Los correos electrónicos informales son sin duda los más «amigables». Los escribimos en nuestro propio estilo, ya que no tenemos que preocuparnos por una forma especial. Es recomendable comenzar un correo no formal con la expresión «Querido/a», que precede al nombre, apodo o rol en la familia (por ejemplo, «Querida Abuela», o «Dear Grandma«). En este caso, podemos utilizar abreviaturas aceptables («Grandma» en lugar de «Grandmother«). En el primer párrafo, es importante resaltar nuestras emociones (alegría por recibir noticias de un amigo, preocupación por su situación, etc.). También es conveniente incluir Question Tags en este tipo de correos.

Las «question tags» son una forma de concluir una oración en inglés con una pregunta. En español también existen expresiones similares, por ejemplo, «…¿no es así?». Estas estructuras permiten continuar una conversación o una correspondencia por correo electrónico. Al usarlas, señalamos que esperamos una confirmación o un desarrollo de un determinado tema por parte del destinatario.

Un correo electrónico no formal debe concluir con una frase de cortesía como: «With Love«, «Best Wishes«, para terminar tu mensaje de manera cálida y agradable. Firma con tu nombre o apodo; también puedes añadir la palabra «Yours» (por ejemplo, «Your Friend«).

¿Qué es un correo electrónico semi-formal?

El correo electrónico en inglés de tipo semi-formal no es más que una combinación de los dos estilos anteriores. Un mensaje electrónico semi-formal debe mantener un estilo formal, pero podemos «atrevernos» a utilizar una forma de redacción más ligera, por ejemplo, evitando estructuras gramaticales complejas y palabras elaboradas. No obstante, es importante cuidar la calidad del correo y adaptarlo a las necesidades tanto del remitente como del destinatario. A continuación, presentamos un ejemplo del formato utilizado en correos semi-formales: