¿Cómo gestionar el exceso de responsabilidades en el trabajo efectivamente?

¿Qué significa tener un exceso de responsabilidades en el trabajo?

Sin embargo, es un hecho que, independientemente de la razón por la que se sientan demasiadas obligaciones profesionales, siempre produce los mismos efectos.

El exceso es una sobrecarga de algo. Se puede afirmar que, por lo general, la saturación —independientemente de con qué esté relacionada— no es bien tolerada. Es, de hecho, el opuesto del equilibrio, que implica tranquilidad y precisión en las situaciones.

El exceso relacionado con la carga de trabajo definitivamente provoca emociones desagradables; en esos momentos aparecen el estrés, la presión y la nerviosidad, que de ninguna manera se pueden asociar con algo positivo.

¿Cómo afecta el exceso de responsabilidades laborales al empleado?

En algunos casos, la presión del tiempo puede actuar como un motivador, brindando energía y estimulando la adrenalina, lo que impulsa a la acción y al esfuerzo. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos, un exceso de obligaciones y el estrés asociado con ello conllevan consecuencias negativas, que se reflejan tanto en el desempeño profesional como en el bienestar del trabajador.

Las situaciones en las que las obligaciones laborales comienzan a acumularse y el tiempo que se debe dedicar a ellas es desproporcionadamente corto, definitivamente no son deseables. Además, se evitan como si fueran fuego, pero a veces no se puede escapar de ellas.

¿Cómo se manifiesta el exceso de obligaciones?

El exceso de obligaciones en el trabajo puede manifestarse de las siguientes maneras:

• Fatiga. La cantidad de trabajo que supera la disponibilidad provoca que falte tiempo para una recuperación completa y efectiva. Si la mente sigue funcionando a toda velocidad, se siente abrumada y simplemente cansada. Además, el exceso de obligaciones hace que el tiempo libre también se dedique al trabajo. Esto afecta la cantidad y la calidad del sueño, y a menudo impide un relajamiento pleno.
• Estrés. La presión y la necesidad de cumplir con las obligaciones en un corto período de tiempo conducen a una constante sensación de incertidumbre y a una especie de amenaza. Todos quieren destacar en el trabajo; a veces, cualquier error conlleva diversas consecuencias. Esto conduce a la frustración y al nerviosismo. Una persona con exceso de responsabilidades se siente agitada, reacia a establecer contactos, reservada y constantemente tensa.
• Disminución de la concentración. Ante un exceso de responsabilidades, es fácil abandonar buenas prácticas y descuidar la rutina diaria. Esto a menudo implica la necesidad de reorganizar el modo de trabajo habitual, imponerse la multitarea y, como consecuencia, imposibilidad de dedicarse plenamente a una sola cuestión, mientras se debe atender muchas otras que siguen presentes en la mente. Esto impacta significativamente la concentración y la distracción, ya que constantemente surgen nuevas tareas que requieren atención y esperan ser resueltas.
• Falta de habilidades de pensamiento lógico. El estrés, la presión del tiempo y la fatiga hacen que la capacidad de pensar con sensatez, concentrarse y abordar racionalmente muchos asuntos disminuya. Es fácil cometer errores que, en un estado mental normal, cuando se dispone de suficiente tiempo para reflexionar, no tendrían cabida.
• Disminución de la creatividad. El tiempo limitado, el estrés y la sobrecarga de tareas definitivamente no ayudan al pensamiento creativo. Se actúa de manera mecánica: hacer, marcar y seguir adelante. Esto no deja de tener un impacto en la calidad del trabajo.

¿Cómo afecta al empleador tener empleados sobrecargados con responsabilidades?

El exceso de trabajo conlleva consecuencias desagradables no solo para el empleado, sino también para el empleador. ¿Qué puede esperar?

• Disminución del rendimiento. El hecho de que se le impongan más responsabilidades a un empleado no significa que sea capaz de hacer más. Al fin y al cabo, su agotamiento se reflejará en una merma en su rendimiento: sus acciones serán indudablemente más lentas, y lo que normalmente le llevaría un momento puede tardar mucho más.
• Reducción de la calidad del trabajo. El exceso de responsabilidades obliga a reordenar prioridades, lo que a menudo se traduce en la mecanización de las tareas, realizándolas con el fin de terminarlas lo más rápido posible y pasar al siguiente proyecto. Esto puede afectar la calidad del trabajo, ya que no hay suficiente tiempo para concentrarse y realizarlo como se desearía.
• Pérdida de la moral. Un empleado que está estresado, sobrecargado por las obligaciones laborales y constantemente cansado, trabaja con menos entusiasmo y compromiso. Comienzan a asaltarlo las dudas, siente un peso psicológico y se harta. Si la situación es habitual y no se debe únicamente a una mala gestión de sus responsabilidades, es difícil exigirle al empleado que mantenga el mismo nivel de compromiso y satisfacción en su trabajo.

¿Cómo evitar el exceso de responsabilidades en el trabajo?

Si el exceso de responsabilidades proviene de la política de la empresa y del estilo de trabajo que impone, lamentablemente, poco se puede hacer al respecto. Cada empleado debería conocer el alcance de sus responsabilidades desde el momento de su contratación y tener la certeza de en qué se ocupará ese día.

Sin embargo, en la práctica, las cosas pueden ser diferentes. Si la situación es constante y el empleado siente que se le asignan demasiadas tareas, debería hablar sobre ello con su supervisor y juntos intentar desarrollar un nuevo sistema. Si la otra parte no está dispuesta a colaborar y no reconoce el problema, y además ve en ello una ineptitud del empleado la única opción es reorganizar su trabajo o, en última instancia, considerar un cambio más significativo en su trayectoria profesional.

El exceso de obligaciones puede ser también el resultado de una mala gestión del tiempo. Quizás la sensación de estar abrumado por las tareas provenga de pequeños descuidos que se cometen en el trabajo a favor de actividades personales. En ese caso, es conveniente reflexionar sobre si en el ámbito profesional hay algo que ocupa demasiado espacio. En una situación donde no se puede «echar la culpa» a alguien más, solo queda el trabajo autónomo en la organización y gestión de nuestras propias responsabilidades.

¿Cómo gestionar el exceso de responsabilidades en el trabajo?

Una buena manera de manejar la carga de tareas es crear una lista con prioridades establecidas, por ejemplo, según la matriz de Eisenhower.

Puede que no todo lo que se nos impone requiera el mismo nivel de compromiso en el mismo momento; quizás algunas de las obligaciones se puedan delegar, mientras que otras pueden resultar completamente irrelevantes, ya que se relacionan más con la esfera privada que con la profesional.

La creación de un plan de acción puede ser de gran ayuda para mantener la calma, el equilibrio y una sensación de control sobre el propio tiempo. El exceso de obligaciones suele estar relacionado con la sensación de falta de tiempo y la impresión de no poder cumplir con todo. Si se planifican adecuadamente las tareas, puede resultar que el tiempo no es tan enemigo como parece. Sin embargo, mucho depende de la propia disciplina.