Técnicas de gestión del tiempo de trabajo que incrementan tu productividad

¿En qué consiste la gestión del tiempo de trabajo?

En pocas palabras, se trata simplemente de cumplir con lo que se debe hacer en el momento adecuado y con un sentido de realización y satisfacción.

No hay que engañarse: a veces realmente es imposible hacerlo todo. Lamentablemente, muchas veces los retrasos o las horas extras no se deben a una discrepancia entre la cantidad de tareas y el tiempo disponible, sino a una mala organización de nuestras responsabilidades.

¿Trabajo o labor?

Alguien podría decir que son sinónimos, pero ¿es realmente así? ¡Definitivamente no! Porque es la semántica la que influye en cómo se abordan las tareas asignadas.

El término «labor» nos lleva inmediatamente a pensar en una interpretación un poco más libre, como en esclavos. De ahí no estamos muy lejos de términos como trabajo duro, castigo, sufrimiento, esfuerzo, trabajar hasta reventar… Por lo tanto, trabajar de forma difícil, desagradable, insatisfactoria, realizado de manera automática, solo para hacer lo necesario, desconectarse y volver a conectarse en las horas de trabajo del día siguiente. Y aunque se dice «¡buen trabajo!», más bien se refiere a acciones a corto plazo y obras específicas, no al proceso en su totalidad.

Por otro lado, el trabajo evoca connotaciones completamente diferentes. Se asocia con el desarrollo, el éxito, con algo gratificante, en lo que uno puede realizarse y crecer. Se dice que el trabajo ennoblece, sobre los frutos del trabajo. El trabajo señala exclusivamente una cualidad positiva, pero también requiere de nuestro propio esfuerzo, compromiso y una gestión hábil, incluido el tiempo.

La forma en que se habla sobre el trabajo revela la actitud hacia él. Si se aborda de manera seria, la habilidad de organizar adecuadamente el tiempo de trabajo tiene un impacto en la sensación de satisfacción y felicidad, y por lo tanto, tiene un impacto real en el logro de éxitos.

¿Cómo gestionar tu tiempo de trabajo?

El adecuado manejo del tiempo de trabajo es difícil, especialmente en el caso de profesiones realizadas de forma remota, desde casa. En ellas, es más fácil encontrar factores que desestabilicen el trabajo, especialmente si no hay necesidad de conectarse a un sistema que verifique el tiempo y la actividad laboral. Por lo tanto, el trabajo remoto no es para todos.

En lugar de pensar que el trabajo efectivo solo se logra cuando se siente «el látigo» en la espalda, es mucho mejor tomar medidas que mejoren la organización del tiempo de trabajo y contribuyan a aumentar su eficacia. ¿Qué se puede hacer para mejorar la productividad en el trabajo?

Establecimiento de prioridades

Cada día de trabajo debe comenzar con la clasificación de tareas, desde las prioritarias hasta las que requieren más tiempo. También puede suceder que algunas tareas no necesiten ser realizadas de forma independiente y se puedan delegar; vale la pena hacerlo si existe esa posibilidad.

En cuanto a lo que es una prioridad, es una cuestión individual. Para algunos será la fecha límite, para otros la importancia del cliente o la dificultad del encargo. Si alguna tarea provoca emociones más intensas, esa será la prioridad.

Clasificación de tareas

Al establecer prioridades, es útil agrupar las tareas, por ejemplo, por tema. Esto permitirá trabajar en una especie de flujo mental y limitará la posibilidad de dispersarse, lo que acelerará la acción.

Gracias a esto, también se reduce el riesgo de olvidar algo (por ejemplo, si se responde a todos los correos electrónicos de inmediato, en lugar de hacerlo a trozos o «en un momento libre»).

Organización del lugar de trabajo

El entorno de trabajo tiene un impacto directo en la capacidad de concentración, por lo que es esencial organizar el lugar de trabajo en términos de comodidad, confort y orden. Es necesario asegurarse de colocar adecuadamente tanto los muebles como los equipos, y también de mantener la limpieza a su alrededor.

Se debe evitar tener objetos innecesarios en el escritorio de trabajo, ya que pueden distraer la atención de otras tareas. Sin embargo, no se trata solo de minimalismo y un entorno austero, al contrario, cada persona debería crear condiciones que le permitan trabajar de manera agradable y eficiente. Por lo tanto, es bienvenido tomar café en tu taza favorita o tener una planta verde detrás del monitor, lo cual permite descansar la vista.

Si se mantiene el orden en el lugar de trabajo de manera constante, no es necesario dedicar tiempo a la limpieza, por lo tanto se dispone de más tiempo para trabajar.

Concentración y disciplina

Algo fundamental, pero más difícil de lograr, especialmente en el trabajo remoto. Hacer varias cosas a la vez y saltar de un tema a otro no ayuda en la gestión eficaz del tiempo.

La incapacidad para concentrarse en el trabajo se debe principalmente a la cantidad de distracciones. Cualquier cosa nos puede distraer – desde el teléfono y las notificaciones, pasando por las redes sociales que se consultamos por hábito en cualquier momento, hasta cualquier sonido externo o incluso objetos que están donde no deberían estar.

Cualquier distracción en el trabajo: «un momento», «solo voy a revisar» y «solo voy a responder», afecta la productividad. Por otro lado, al eliminar todas las distracciones, se puede notar rápidamente un aumento en la productividad, ya que se dedica toda la atención, sin ninguna interrupción, al trabajo.

Si tienes problemas de distracción y tentaciones durante el trabajo, vale la pena considerar medidas más drásticas. Puede ser útil desinstalar algunas aplicaciones, apagar el teléfono, cambiar la disposición de la habitación a algo más minimalista o incluso poner un temporizador. Al fin y al cabo, no habrá tiempo para ocuparse de cosas innecesarias, ¡porque el tiempo vuela!

Descansos durante la jornada laboral

Un adecuado manejo del tiempo laboral no consiste en exprimirlo al máximo. Tomarse descansos, alejarse de la pantalla y despejar la mente son necesarios para poder trabajar de manera eficiente.

Sin embargo, también es importante la forma de descanso. Es bueno levantarse del lugar de trabajo, aprovechar el aire fresco en la medida de lo posible, comer sin prisa y moverse un poco. En ese momento se debe evitar el uso del teléfono o mirar en internet, ya que no solo impiden descansar a los ojos, sino que también consumen mucho más tiempo del que se querría dedicar al descanso.

Durante los descansos, también es bueno configurar un temporizador que te recuerde que es hora de volver al trabajo. Esto facilitará el mantenimiento de la disciplina y hará que se aprovechen bien los momentos de descanso.

Beneficios de una gestión eficaz del tiempo de trabajo

Centrarse únicamente en lo que hay que hacer, manteniendo al mismo tiempo la higiene laboral, crea las condiciones ideales para trabajar de manera eficiente y efectiva, sin sentir que se está haciendo algo más allá de nuestras capacidades.

Un adecuado manejo del tiempo de trabajo permite lograr la tranquilidad, la satisfacción, el sentimiento de realización y tiempo adicional libre de preocupaciones sobre las responsabilidades laborales que se lograron cumplir en las horas dedicadas a ellas. Una buena organización es la clave para estar satisfecho tanto con el trabajo como con uno mismo.