¿Qué es un webinar o seminario web? ¿Cómo prepararlo profesionalmente?

¿Qué es un webinar o seminario web?

El entrenamiento es conducido por una o más personas. Durante el mismo, además de la palabra hablada, a menudo se muestran diapositivas, o una presentación multimedia, en las cuales se proporciona información a los participantes. Además, hay la posibilidad de interactuar en el chat con los presentadores, recibir ayuda técnica y colaborar con otros participantes mencionados.

Al registrarse en un seminario web, es necesario proporcionar tu nombre (a veces también tu apellido) y correo electrónico. Todo esto con el fin de recibir un mensaje con acceso al lugar de la reunión, y después de su finalización, a menudo también un enlace para la repetición.

El término «webinar» es muy general. No hay reglas estrictas, pues depende de los presentadores y la interacción con los participantes.

Webinar en la práctica

¿Cómo puede lucir en la práctica este tipo de seminario?

• ¿Quién puede participar en los seminarios web? La respuesta es simple: cualquiera. Los webinarios son dirigidos por especialistas de diversas áreas, por lo que encontrar un seminario adecuado para ti no debería ser un problema. Muchos de ellos también son organizados por empresas pensando en sus empleados.
• ¿Quién puede organizar webinarios? Cualquiera que sea un profesional en su campo y tenga algo interesante que compartir. También es importante tener tu propio grupo de audiencia. Por supuesto, una reunión online puede realizarse con tres personas, pero en ese caso se suele llamar reunión o taller en línea, no un seminario web.
• ¿Con qué frecuencia podemos participar en webinars u organizarlos? En el momento en que los webinarios son parte de un proyecto, la programación de las reuniones en línea dependerá de las etapas de trabajo en dicho proyecto o las ideas de la empresa. Sin embargo, la frecuencia dependerá solo de cuánto tengas que comunicar y del tiempo del que dispongas.

Como empleador, es importante considerar la opción de permitir a los empleados liderar un seminario web sobre temas específicos, como las responsabilidades de un departamento en particular y cómo se puede mejorar la colaboración con otros departamentos.

En la situación en la que eres conocido en Internet por un campo específico o llevas a cabo una actividad comercial individual, puedes crear un seminario web y presentarlo en el momento que elijas. Algunas personas que trabajan en Internet ven esta forma como una manera de compartir conocimientos, y por otro lado como una forma de promocionar sus productos y fortalecer su imagen en el mercado profesional.

¿Cómo preparar y dirigir un webinar o seminario web?

Preparación del contenido

La planificación del curso del seminario web es el aspecto más importante. Se debe saber cuál será el tema de la reunión y qué puntos se abordarán. Como mencionamos, una buena solución es preparar una presentación que sirva como marco del seminario. Sin embargo, es importante no leer el texto de las diapositivas: la presentación debe ser simplemente un resumen de lo que se dice. También es importante recordar la opción de compartir la pantalla, lo que permite mostrar a los participantes cómo realizar algo en vivo.

Lugar de grabación

El lugar donde se graba el webinar debe ser tranquilo y apartado para que nadie interrumpa su curso. El espacio detrás del presentador debe ser estético, una buena solución sería tener una estantería con libros, por ejemplo. También es importante cuidar la iluminación adecuada, lo ideal es que la luz incida en la cara del presentador para que sea claramente visible.

Tiempo de transmisión

La hora y la fecha deben ajustarse dependiendo de si se está haciendo un seminario web para la empresa o para personas externas. Si los participantes son empleados, el seminario debe organizarse durante el horario laboral, mientras que las reuniones con un grupo externo es mejor planificarlas para las horas de la noche, por ejemplo, a las 19:00 o 20:00. Este es el momento en el que la mayoría de las personas pueden encontrar un momento para adquirir conocimiento. Se considera que los mejores días para llevar a cabo webinars son los martes, miércoles y jueves.

Calidad de la imagen y el sonido

Durante la realización de un webinar es importante asegurar la calidad de la imagen y del sonido. Por lo tanto, necesitamos contar con el equipo adecuado y una conexión a Internet rápida, además de realizar una prueba general antes de la reunión para verificar que todo funcione correctamente. Ver una grabación de prueba también permitirá detectar posibles fallos y realizar correcciones.

Promoción del webinar

Para promocionar un curso, es importante preparar gráficos, videos y notas. Estos deben estar en la página web, en las redes sociales, en los boletines enviados por correo electrónico o en anuncios pagados, dependiendo de lo que tengas acceso. Informar con anticipación sobre el webinar es necesario para atraer al mayor número de personas posible.

Registro de la reunión

Una buena práctica es grabar toda la reunión para luego poder enviar a los participantes el enlace al encuentro grabado. Muchas personas querrán volver a escuchar lo que se dijo. La grabación también es una forma de asegurarse en caso de que la red comience a fallar. Se puede continuar con el seminario web y luego enviar el enlace a las personas que se hayan registrado.

Plan de presentación en cuatro pasos

Es esencial crear un plan para el webinar, es decir, escribir en puntos sobre qué temas hablarás en orden. El plan más sencillo para un webinar se ve de la siguiente manera:

• Presentación e introducción del tema de la reunión.
• Aspectos técnicos, incluyendo la explicación de cuestiones relacionadas con la comunicación.
• Transición al tema principal de la presentación (es importante detallar todos los temas que se abordarán).
• Sesión de preguntas y respuestas.
• Agradecimiento por la participación de los presentes.

Al tomar notas durante la reunión, tendrás todo bajo control. Esto puede reducir tu estrés y garantizar que abordarás todos los temas planificados. Por supuesto, durante el seminario web algo puede cambiar, es natural, pero echar un vistazo a la lista puede aclarar muchas cosas y permitirte retomar el hilo de tus pensamientos interrumpidos.

Webinar para promocionar productos y servicios

Si realmente deseas promocionar un producto o servicio, deja esos anuncios para el final. Puedes incentivar a los participantes al inicio de la reunión informándoles que aquellos que se queden hasta el final recibirán un descuento/regalo/bono. Es bueno tener algo guardado en la manga si estás organizando una reunión con el objetivo final de aumentar las ventas. Sin embargo, un webinar en sí mismo no es el lugar ni la forma de vender productos, por lo que es importante abordar este tema con cuidado.

Webinar desde la perspectiva del participante

Cuando decidas participar en un webinar, es recomendable añadir un recordatorio del evento en el calendario de tu teléfono. Aunque también deberías recibir una notificación por correo electrónico, a veces esos mensajes terminan en la carpeta de spam.

Antes del webinar, es recomendable preparar un cuaderno, un bolígrafo y algo para beber. Esto será suficiente para disfrutar y aprovechar al máximo el tiempo durante la formación en línea. También puedes pensar en las preguntas que tienes para el presentador. Escríbelas en un papel. Seguramente durante el webinar obtendrás respuestas a algunas de ellas, y las que no escuches durante la reunión podrás preguntarlas en la sesión de preguntas y respuestas.